Politika hükümleri, Güner Grup-Serkan GÜNER’in faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm dijital ve fiziki bilgi sistemlerini bunların uzantılarını,sözleşmeleri, yazılımları, çevre ve fiziksel alanları ve bu uğurda hareket edilerek ortaya konulan tüm dijital, yazılımsal algoritmalar üzerinde ortaya çıkabilecek üretilen veya üretilecek sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır.Bu politika Güner Grup-Serkan GÜNER ‘in tüm birimlerinde, dolaylı dolaysız destek hizmeti veren firma çalışanları, stajyer ve sözleşmeli personeller de dahil olmak üzere verileri hukuki amaca uygun olarak işlenen tüm kişiler hakkında aynı titizlikle uygulanmak üzere oluşturulmuştur.
Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin amacı, Anayasal ve kanuni düzenlemelere uygun şekilde kişisel verilerin yönetiminde Güner Grup- Serkan GÜNER ’in kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi ve desteklenmesi, idari ve teknik tedbirlerin alınması, bu tedbirlerin kontrolünün sağlanması, kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.
Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek;
Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek;
Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek; aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek
Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek;
Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek;
Kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak;
Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak;
Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak;
Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak;
Tüm kişisel verileri güvenli tutmak;
Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması
halinde transfer etmek;
Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak;
Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis
etmek ve uygulamak;
Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ile iş ortaklarının kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek;
Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve
sorumluluklara sahip personel / leri belirlemek.
Bildirim KVK Kurulu’nca belirlenecek usul ve yöntem uyarınca yapılır ve yapılan bildirimin bir kopyası Güner Grup-Serkan GÜNER tarafından saklanır.
İlgili mevzuat veya KVK Kurulu’nca gerekli görülmesi halinde bildirimler
periyodik olarak tekrarlanır.
KVK Kuruluna yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla Güner Grup-Serkan GÜNER veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri yıllık olarak gözden geçirir ve gerekmesi halinde KVKK Kurulu’nu bilgilendirir.
Bu politika Güner Grup-Serkan GÜNER ’in tüm birimlerini, sözleşme akdettiği tüm paydaşlarını, destek hizmeti veren firmaları,firma
çalışanlarını, sözleşmeli personeli kapsamaktadır. KVKK veya bu politikayı ihlal edici her türlü eyleme Güner Grup-Serkan GÜNER ’in disiplin mevzuatı uygulanacak ve söz konusu ihlalin suç veya kabahat oluşturması halinde durum en kısa süre içerinde ilgili makamlara bildirilir. Güner Grup-Serkan GÜNER ’in kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları ile platform paydaşları ve Güner Grup- Serkan GÜNER ile birlikte çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir.
Tanımlar
açıklanan rızayı,
KVKK |
Kurulu: Kişisel |
Verileri |
Koruma |
Kurulunu, |
KVKK |
Kurumu: Kişisel |
Verileri |
Koruma |
Kurumunu, |
Görev ve Sorumluluklar
Üst Yönetim ve yönetici ve denetçi pozisyonlarında olan herkes,
işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi ve teşvik edilmesinden ve ayrıca bireysel görev tanımlarında yer verilmiş bu konuya ilişkin diğer yükümlülüklerden sorumludur.
Operasyon[yazılım], Satış /Pazarlama ve İnsan Kaynakları birimleri içerisinden, birimlerin bu politika ile uyumunda gündelik sorumlulukları yönetmek ve yerine getirmek üzere üst yönetime karşı sorumlu olacak bir kişisel veri koruma temsilcisi atanacaktır.
İnsan Kaynakları birimi, tüm personelin kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.
Risk Değerlendirme
Belirli bir türdeki veri işleme faaliyetinin, yapısı, bağlamı ve amaçları doğrultusunda kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurması muhtemel ise, Güner Grup-Serkan GÜNER ‘in veri işleme faaliyeti öncesinde bir etki analizi gerçekleştirerek potansiyel riskleri yönetmelidir
Risk yönetiminde Güner Grup-Serkan GÜNER ’nin hali hazırda Bilgi Güvenliği Politikası uyarınca benimsemiş olduğu sistem uyarınca uygulanan sistem ve kontroller uygulanır.
Veri Koruma İlkeleri
Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. Güner Grup-Serkan GÜNER ’in politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre
kadar muhafaza edilme.
Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.Bu doğrultuda Güner Grup-Serkan GÜNER ‘in gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri
toplama kanallarında ve ilgili formlarda gizlilik bildirimlerine yer
verir.
Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.
Kişisel veri envanterinde kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar.
Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili personel/birim tarafından bildirilir. Yeni amacın uygunluğu denetlenerek, gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla ve yeni veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesi sağlanır.
Kişisel veriler uygun şekilde amaçla sınırlı ölçüde işlenmelidir.
Açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanıp toplanmadığı ve işlenmediği tüm aşamalarda kontrol edilir.
Elektronik ve fiziksel tüm veri toplama formları ve bilgi sistemlerinde veri toplama mekanizmaları oluşturulur. Yıllık bazda yapılan /yapılacak iç denetim/ dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun olduğu denetlenir.
Uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğu tespit edilen kişisel veriler Saklama ve İmha Prosedürü uyarınca güvenli bir şekilde imha edilirler
Kişisel veriler doğru ve güncel olmalıdır.
Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği
gözden geçirilmelidir.
İnsan Kaynakları biriminin yöneticisi tüm personelin verilerin doğru ve güncel olarak toplanması ve tutulması konusunda eğitilmesinden sorumludur.
Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği ilgili personelin kendi sorumluluğundadır.
Çalışanlar/ müşteriler ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için Güner Grup-Serkan GÜNER ’i bilgilendirmelidirler. Bu şekilde bir bildirim yapılması üzerine söz konusu kaydın düzeltilmesi ve güncellenmesi ilgili birimin sorumluluğundadır.
Üst yönetim veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat verebilir.
Kişisel veriler, ilgili kişi yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse teşhis edilebilecek şekilde işlenmelidir.
Kişisel verilerin Back-up vb. gereklilikler nedeniyle gerekli sürenin ötesinde saklanması durumunda veri güvenliği zafiyeti durumlarında bireylerin hal ve özgürlüklerinin korunması için kişisel veriler şifrelenmeli veya anonimleştirilmeli/maskelenmelidir.
Kişisel veriler; saklama ve imha prosedürü uyarınca belirlenmiş sürelerin sonunda imha edilir.
Veri Sahiplerinin Hakları
Veri sahipleri haklarındaki Güner Grup-Serkan GÜNER nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:
Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların
düzeltilmesini isteme,
KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak Güner Grup-Serkan GÜNER ’e başvurabilir. Bu kapsamda web sitesinde yayınlanan “Başvuru Formu” nu doldurarak; şahsen kimlik teyidi yapmak, iadeli taahhütlü olarak veya noter vasıtasıyla başvuru formunu Kızılırmak Mah.1443.Cad.No:18 1071 Ankara Daire:86 Çukurambar-Çankaya/ANKARA adresine postalamak veya destek@gunergrup.com adresinden kimlik teyitli bir şekilde e- posta göndermek suretiyle taleplerinizi iletebilir.
Bu durumd Güner Grup-Serkan GÜNER talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi
hâlinde, Güner Grup-Serkan GÜNER Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir. Taleplerin alınması, iletilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin süreçler ilgili kanunda belirlenen şekilde ve esaslara göre yürütülür.
Açık Rıza Alınması
Açık rıza, açık rıza formu şablonu veri sahibine imzalatılarak veya veri sahibiyle yapılacak sözleşme veya elektronik formda bu şablonda yer alan unsurlara yer verilmesi suretiyle alınabilir.
Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde ilgili birimce tek bir liste halinde açık rızası alınmış kişilerin listesi tutulur. Bu listenin güncelliği ve doğrulu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır.
Veri Güvenliği
Tüm personel, Güner Grup-Serkan GÜNER ; tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan verilerin güvenli olarak tutulmasını ve gizlilik sözleşmesi imzalamadıkça üçüncü tarafa açıklanmamasını sağlamakla yükümlüdür.
Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir. Erişimler, Erişim Yönetimi Prosedürü uyarınca sağlanır.
Veri güvenliği, Güner Grup-Serkan GÜNER tarafından alınan teknik ve idari
Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliğini riske atabilecek olaylar;derhal ve en geç 72 saat içerisinde KVK Kuruluna ve ilgili kişiye bildirilir.
Veri Paylaşımı
Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:
Veri sahibin açık rızasının alınmış olması.
Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin
kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Güner Grup-Serkan GÜNER ’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması ve veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVK Kurulu tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması söz konusu olduğunda KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca KVK Kurulu nezdinde gerekli izin ve bildirimler sağlanır.
Kişisel verilerin paylaşımına ilişkin tüm işlemler gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır.
Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir veri paylaşma sözleşmesi/protokolü yapılır. Veri paylaşma sözleşmesi /protokolü minimumda şunları içerir:
Paylaşımın amacı veya amaçları;
Potansiyel üçüncü kişi alıcılar veya alıcı türü ve erişim hakkı koşulları;
Paylaşılacak verilerin neler olduğu;
Verinin işlenmesine ilişkin genel ilkeler;
Veri güvenliği tedbirleri;
Paylaşılan verilerin saklama süresi;
Veri sahibinin hakları, erişim talepleri, başvuru ve şikâyetlere cevap
verme prosedürleri;
Paylaşım sözleşmesinin yürürlüğünün sona erdirilmesinin gözden
geçirilmesi ve
Sözleşmeye uyulmaması veya personelin bireysel ihlalinden dolayı sorumluluk ve yaptırımlar.
Kayıtların Yönetimi
Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama Veri Saklama ve İmha Prosedürü uyarınca belirlenir.
İşlenme amaçları için gerekli süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine kişisel veriler, veri sahibi gerçek kişi tespit edilemeyecek şekilde ve Saklama ve İmha Prosedürü uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya imha edilir.
Denetim
Şirket bünyesinde kişisel verilerin işlendiği süreçler kapsamında düzenli denetimler yapılması sağlanacaktır. Bu kapsamda şirket bünyesinde görevlendirilecek bir denetim ekibi veya gerektiğinde tedarikçi bir denetim şirketinden denetim hizmeti alınacaktır.
Denetim faaliyetleri yıllık olarak yapılacak olup, denetim raporunda bulunan detaylar hakkında gerekli iyileştirmeler yapılacaktır.